Última actualización: 1 de junio de 2026
1. Objeto de esta política
Esta Política explica cómo ONFY utiliza WhatsApp y otros canales de comunicación para facilitar la solicitud, recepción, gestión y seguimiento de documentación dentro de sus servicios de gestión documental, homologación de proveedores, Portal del Empleado y procesos operativos relacionados.
Su finalidad es informar de forma clara a clientes, proveedores, autónomos, empleados, candidatos, colaboradores y demás usuarios sobre el uso de estos canales, sus límites y las principales garantías aplicables.
2. Qué canales puede utilizar ONFY
ONFY puede utilizar distintos canales de comunicación, propios o de terceros, en función del servicio contratado, la configuración realizada por el cliente y la finalidad concreta de cada comunicación.
- WhatsApp Business Platform u otros servicios de mensajería habilitados.
- Correo electrónico corporativo o transaccional.
- Formularios web, enlaces de carga documental y áreas privadas de la plataforma.
- Notificaciones dentro de la plataforma, avisos automáticos o recordatorios.
- SMS, llamadas telefónicas u otros medios, cuando estén habilitados o resulten necesarios para el servicio.
3. Finalidades de las comunicaciones
Los canales de comunicación de ONFY pueden utilizarse para finalidades operativas, documentales, técnicas, administrativas o de soporte relacionadas con el servicio contratado.
- Solicitar documentación pendiente o caducada.
- Recibir documentos, imágenes o archivos enviados por usuarios autorizados.
- Confirmar la recepción de documentación.
- Comunicar aceptación, rechazo, caducidad, subsanación o revisión manual de documentos.
- Enviar recordatorios, avisos operativos, instrucciones de uso o comunicaciones relativas al Portal del Empleado.
- Gestionar soporte, incidencias, trazabilidad y seguridad del servicio.
4. Uso de WhatsApp para gestión documental
ONFY puede permitir que determinados usuarios envíen documentación por WhatsApp cuando esta funcionalidad haya sido habilitada por ONFY.
El objetivo de este canal es simplificar la entrega de documentos y facilitar que proveedores, autónomos, empleados, candidatos o terceros puedan aportar archivos de forma rápida y sencilla.
El número de WhatsApp habilitado por ONFY podrá estar destinado exclusivamente a la recepción de documentación y comunicaciones operativas relacionadas con el servicio. Salvo que se indique otra cosa, no debe utilizarse para consultas comerciales, soporte general, reclamaciones formales, comunicaciones urgentes o finalidades ajenas a la gestión documental solicitada.
5. Qué puede enviarse por WhatsApp
A través de WhatsApp u otros canales habilitados, los usuarios podrán remitir únicamente documentación relacionada con los procesos solicitados por el cliente o gestionados en ONFY.
- Documentos solicitados por el cliente o por la plataforma.
- Subsanaciones, nuevas versiones o documentación adicional relacionada con un expediente existente.
- Archivos en formatos admitidos por ONFY y por el canal utilizado.
No deberán enviarse contenidos ajenos a la finalidad documental, mensajes ofensivos, documentación falsa o manipulada, malware, archivos no solicitados, información excesiva o datos de terceros sin autorización suficiente.
6. Obligaciones del usuario que envía documentación
El usuario que remita documentación a través de WhatsApp, correo electrónico, formularios, enlaces o cualquier otro canal habilitado se compromete a utilizar dichos medios de forma correcta, lícita y conforme a la finalidad documental solicitada.
- Aportar documentación veraz, legible, actualizada, completa y legítima.
- No suplantar la identidad de terceros ni remitir documentación para la que no esté autorizado.
- No enviar documentos falsos, manipulados, ilícitos, ofensivos, dañinos o ajenos a la finalidad solicitada.
- No incluir datos personales innecesarios o excesivos.
- Atender, cuando proceda, los avisos de rechazo, subsanación o revisión generados por ONFY o por el cliente.
- Comunicar cualquier incidencia, error o uso indebido del canal del que tenga conocimiento.
7. Obligaciones del cliente
El cliente será responsable de definir qué usuarios pueden ser contactados, qué documentación se solicita, con qué finalidad, mediante qué canal y bajo qué base jurídica.
Asimismo, el cliente deberá informar adecuadamente a proveedores, empleados, candidatos, autónomos, transportistas, colaboradores o terceros sobre el uso de ONFY y de los canales habilitados para la gestión documental, incluyendo WhatsApp cuando se utilice.
- Configurar correctamente destinatarios, permisos, plantillas, reglas, flujos y criterios documentales.
- Disponer de base jurídica suficiente para solicitar documentos y enviar comunicaciones.
- Evitar solicitudes documentales innecesarias, desproporcionadas o no relacionadas con la finalidad perseguida.
- Mantener actualizados los datos de contacto utilizados para comunicaciones.
- Revisar los resultados o incidencias cuando exista duda, reclamación, documento crítico o posible impacto relevante para una persona.
8. Comunicaciones automáticas o asistidas
ONFY puede enviar comunicaciones automáticas o asistidas relacionadas con el servicio contratado, incluyendo solicitudes documentales, recordatorios, confirmaciones de recepción, avisos de caducidad, motivos de rechazo, solicitudes de subsanación, comunicaciones de revisión humana, alertas técnicas o mensajes operativos.
Estas comunicaciones tienen carácter funcional y están vinculadas a la prestación del servicio. El cliente será responsable de revisar y configurar, cuando proceda, los textos, destinatarios, reglas, plantillas, frecuencias y criterios de envío.
9. Uso de inteligencia artificial en las comunicaciones
ONFY puede utilizar sistemas de inteligencia artificial, OCR, clasificación documental, extracción de datos o modelos de lenguaje para asistir en la gestión de documentos recibidos por WhatsApp u otros canales.
Estas tecnologías pueden ayudar a identificar el tipo de documento, asociarlo a un expediente, proveedor, empleado, vehículo o cliente, extraer información relevante, detectar errores o inconsistencias, proponer estados documentales y generar mensajes de rechazo, subsanación o confirmación.
Los resultados generados por inteligencia artificial tienen carácter asistencial y operativo. No constituyen certificación oficial, dictamen jurídico, validación administrativa definitiva ni garantía absoluta de autenticidad documental.
10. Tratamiento de datos personales
El uso de WhatsApp y otros canales puede implicar el tratamiento de datos personales como nombre, teléfono, correo electrónico, mensajes, documentos, archivos adjuntos, metadatos de comunicación, fecha y hora de envío, estado de entrega, identificadores de usuario, datos contenidos en documentos y registros de actividad.
Cuando ONFY trate estos datos por cuenta de un cliente, actuará normalmente como encargado del tratamiento y el cliente como responsable del tratamiento, conforme al correspondiente Acuerdo de Encargo de Tratamiento.
El tratamiento de datos personales se realizará conforme a la Política de Privacidad de ONFY, la normativa aplicable y la documentación contractual suscrita con el cliente.
11. WhatsApp y proveedores externos
WhatsApp es un servicio prestado por terceros y sujeto a sus propias condiciones de uso, políticas de privacidad, normas técnicas y limitaciones operativas.
ONFY no controla las plataformas de mensajería de terceros ni será responsable de incidencias, caídas, cambios de condiciones, restricciones, bloqueos, errores de entrega, limitaciones técnicas o modificaciones imputables a dichos proveedores.
Cuando el usuario utilice WhatsApp, Meta u otros servicios externos, también podrán resultar aplicables las condiciones y políticas de dichos terceros.
12. Limitaciones del canal
El uso de WhatsApp y otros canales digitales está orientado a facilitar la gestión documental, pero puede estar sujeto a limitaciones técnicas, de disponibilidad, tamaño de archivos, formatos admitidos, calidad de imagen, conectividad, identificación del remitente, automatización o reglas del proveedor.
ONFY no garantiza que todo documento enviado por un canal externo pueda ser procesado correctamente si el archivo es ilegible, incompleto, corrupto, no corresponde con lo solicitado, se envía desde un número no identificado o no cumple los requisitos técnicos del servicio.
13. Seguridad, trazabilidad y conservación
ONFY podrá registrar información técnica y operativa relacionada con las comunicaciones para garantizar la trazabilidad, seguridad, control de calidad, soporte, auditoría, resolución de incidencias, defensa frente a reclamaciones y cumplimiento normativo.
Estos registros pueden incluir fecha y hora de envío, canal utilizado, remitente, destinatario, estado de entrega, documento recibido, expediente asociado, acciones realizadas, resultado del procesamiento y mensajes generados.
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para prestar el servicio, cumplir obligaciones legales o contractuales y atender posibles responsabilidades, conforme a la Política de Privacidad y al Acuerdo de Encargo de Tratamiento aplicable.
14. Comunicaciones comerciales
ONFY no utilizará WhatsApp para enviar comunicaciones comerciales no solicitadas salvo que exista una base jurídica válida, se haya informado adecuadamente al usuario y se cumplan las obligaciones aplicables en materia de comunicaciones comerciales.
Las comunicaciones documentales, técnicas u operativas vinculadas al servicio contratado no tendrán la consideración de comunicaciones comerciales cuando sean necesarias para la gestión del proceso documental o contractual correspondiente.
15. Derechos de los usuarios
Los usuarios podrán ejercer los derechos reconocidos por la normativa de protección de datos, cuando resulten aplicables, incluyendo acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento, portabilidad, retirada del consentimiento y derecho a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados cuando proceda.
Cuando ONFY actúe como encargado del tratamiento por cuenta de un cliente, podrá remitir la solicitud al cliente responsable o gestionarla siguiendo sus instrucciones.
16. Vigencia y actualización
ONFY podrá modificar esta Política para adaptarla a cambios legales, técnicos, operativos, contractuales, de proveedores o de funcionalidades de la plataforma.
La versión vigente será la publicada en cada momento en el sitio web de ONFY o comunicada por los medios habituales cuando corresponda.
17. Contacto
Para cualquier consulta relacionada con esta Política, el uso de WhatsApp, canales de comunicación o el tratamiento de datos personales asociado, puede contactar con ONFY a través de los siguientes medios:
| Entidad | ONDELIVERY 365, S.L. / ONFY |
| Sitio web | https://onfy.io |
| Correo electrónico | privacidad@onfy.io |
