Última actualización: 1 de junio de 2026
1. Objeto de esta política
Esta Política explica de forma clara cómo ONFY utiliza sistemas de inteligencia artificial en sus servicios de gestión documental, homologación de proveedores, control documental, Portal del Empleado, validación de documentación y procesos operativos asociados.
ONFY apuesta por un uso responsable, seguro, transparente y supervisado de la inteligencia artificial, alineado con la normativa europea aplicable, incluyendo el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial, el Reglamento General de Protección de Datos y la normativa española de protección de datos.
2. Qué es ONFY
ONFY es una plataforma SaaS B2B orientada a la gestión documental, homologación de proveedores, control de documentación empresarial y procesos operativos relacionados.
A través de ONFY, los clientes pueden solicitar, recibir, clasificar, revisar y gestionar documentación aportada por proveedores, autónomos, transportistas, empleados, candidatos u otros terceros relacionados con su actividad.
3. Para qué utiliza ONFY inteligencia artificial
ONFY puede utilizar inteligencia artificial como herramienta de apoyo para automatizar y mejorar procesos documentales. Entre otras funciones, la IA puede ayudar a:
- Clasificar documentos recibidos.
- Extraer información relevante de los documentos para su verificación.
- Realizar una validación documental preliminar conforme a criterios definidos por el cliente o por ONFY, detectando documentos caducados, incompletos, ilegibles, no solicitados, inconsistentes o pendientes de revisión humana.
- Generar respuestas automáticas o asistidas, como confirmaciones de recepción, avisos de documento pendiente, motivos de rechazo, solicitudes de subsanación o instrucciones sobre documentación pendiente.
- Mejorar la trazabilidad, auditoría, seguridad, control de calidad, resolución de incidencias y mejora continua de los procesos documentales.
4. Verificación y autenticidad documental
ONFY puede realizar comprobaciones automatizadas o asistidas sobre los documentos gestionados en la plataforma, incluyendo clasificación, extracción de información, revisión de fechas, comprobación de campos relevantes, detección de inconsistencias y propuesta de estados documentales.
Estas comprobaciones no implican, con carácter general, una verificación oficial de autenticidad, integridad, ausencia de manipulación o validez legal del documento.
Actualmente, ONFY puede ayudar a detectar errores, caducidades, incoherencias, documentos incompletos o documentos que no coinciden con los criterios configurados, pero no garantiza la autenticidad oficial del documento ni la detección de toda posible falsificación, alteración o manipulación.
5. Qué no hace ONFY con inteligencia artificial
ONFY no utiliza inteligencia artificial para finalidades incompatibles con el servicio contratado ni para usos ajenos a la gestión documental de sus clientes.
- No utiliza la IA para finalidades ajenas al servicio contratado.
- No comercializa los documentos de sus clientes.
- No vende datos personales a terceros.
- No utiliza documentos de clientes para entrenar modelos de IA propios o de terceros.
- No perfila personas con fines comerciales independientes.
- No utiliza IA para generar decisiones discriminatorias o basadas en categorías especialmente protegidas.
- No sustituye completamente la intervención humana cuando el caso requiera revisión, criterio profesional o validación final por parte del cliente.
6. Política de no entrenamiento
ONFY no utiliza los documentos, datos, imágenes, archivos, mensajes o información de sus clientes para entrenar modelos de inteligencia artificial propios o de terceros.
Los sistemas de inteligencia artificial utilizados por ONFY se emplean para prestar el servicio contratado, procesar documentación, extraer información, validar criterios documentales y mejorar la operativa de la plataforma, pero no para entrenar modelos con datos del cliente.
Cuando ONFY utilice proveedores tecnológicos que incorporen capacidades de inteligencia artificial, procurará que dichos proveedores actúen bajo condiciones contractuales adecuadas, medidas de seguridad, compromisos de confidencialidad y garantías suficientes en materia de protección de datos.
7. Supervisión humana
La inteligencia artificial en ONFY actúa como una herramienta de apoyo a la gestión documental, no como un sustituto absoluto del criterio humano.
ONFY puede establecer mecanismos de supervisión humana cuando el resultado de la IA tenga baja confianza, el documento presente dudas razonables, existan inconsistencias relevantes, el documento sea ilegible o incompleto, el rechazo pueda tener impacto relevante, el cliente haya configurado reglas de revisión manual o exista una reclamación, incidencia o solicitud de revisión.
La supervisión humana tiene como finalidad reducir riesgos, evitar errores, revisar casos dudosos y garantizar que los procesos documentales se gestionen de forma razonable, proporcional y conforme al servicio contratado.
8. Explicabilidad de los resultados
ONFY procurará que los resultados generados o asistidos por inteligencia artificial sean comprensibles para el cliente y, cuando proceda, para el usuario afectado.
Cuando un documento sea rechazado, marcado como incorrecto o enviado a revisión, ONFY podrá mostrar motivos comprensibles, como documento caducado, datos no coincidentes, falta de información obligatoria, documento ilegible, documento incompleto, documento no solicitado, ausencia de firma, póliza no vigente, certificado no válido o documento pendiente de revisión humana, entre otros.
El objetivo es evitar decisiones opacas y permitir que el cliente, proveedor, empleado o usuario afectado pueda entender el motivo del resultado y, en su caso, aportar documentación corregida o solicitar revisión.
9. Papel y responsabilidad del cliente
ONFY presta un servicio tecnológico de gestión documental, automatización, trazabilidad y validación asistida. El cliente conserva la responsabilidad sobre la definición de los documentos que desea solicitar, la finalidad de la solicitud documental, la base jurídica aplicable, los criterios de aceptación o rechazo, la configuración de reglas y flujos, y la decisión final sobre homologación, contratación, autorización, bloqueo, aceptación, rechazo o subsanación definitiva de documentos.
La inteligencia artificial de ONFY ayuda a revisar, organizar, clasificar, extraer y validar documentación, pero no sustituye el asesoramiento jurídico, laboral, fiscal, administrativo, asegurador, técnico, PRL o profesional que el cliente pueda necesitar.
El cliente no deberá interpretar un estado “válido” como una garantía absoluta de autenticidad, suficiencia legal o ausencia de manipulación, ni un estado “rechazado” como una prueba de falsedad, fraude o conducta indebida de la persona que aportó el documento.
10. Uso de WhatsApp y otros canales
A traves de los usuarios envían documentación a través de WhatsApp, aplicaciones móviles o web.
Cuando se utilicen estos canales, ONFY podrá aplicar sistemas de inteligencia artificial para identificar el documento recibido, asociarlo al proveedor, empleado, vehículo, expediente o cliente correspondiente, comprobar si corresponde con la documentación solicitada, extraer información relevante, informar sobre errores o documentación pendiente y generar respuestas automáticas o asistidas.
El uso de WhatsApp u otros canales estará sujeto a las condiciones técnicas, legales y contractuales aplicables en cada momento, así como a la Política de Privacidad y demás documentación legal de ONFY.
11. Proveedores tecnológicos y alojamiento
ONFY puede apoyarse en proveedores tecnológicos especializados para prestar sus servicios, incluyendo infraestructura cloud, almacenamiento, procesamiento documental, mensajería, correo electrónico, firma electrónica, inteligencia artificial u otros servicios necesarios para el funcionamiento de la plataforma.
Actualmente, ONFY utiliza infraestructura en Google Cloud Platform, con despliegue en la Unión Europea, y puede utilizar servicios de inteligencia artificial para determinadas funcionalidades de análisis y validación documental.
Los proveedores que traten datos personales por cuenta de ONFY o de sus clientes serán considerados encargados o subencargados del tratamiento cuando corresponda y estarán sujetos a las garantías contractuales, técnicas y organizativas aplicables.
12. Protección de datos personales
El uso de inteligencia artificial en ONFY puede implicar el tratamiento de datos personales incluidos en documentos, imágenes, archivos o formularios enviados a través de la plataforma.
Estos datos pueden incluir datos identificativos, de contacto, profesionales, laborales, documentales, de vehículos, económicos, de seguros, administrativos u otros datos incluidos en los documentos gestionados.
El tratamiento se realizará conforme a la Política de Privacidad de ONFY, el Acuerdo de Encargo de Tratamiento aplicable y la normativa vigente en materia de protección de datos. ONFY aplicará medidas orientadas a garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y seguridad de la información tratada.
13. Decisiones automatizadas
Con carácter general, ONFY utiliza la inteligencia artificial como herramienta de asistencia, apoyo y automatización documental.
ONFY no tiene por finalidad adoptar por cuenta propia decisiones con efectos jurídicos o impacto significativo sobre proveedores, empleados, autónomos, candidatos, conductores, transportistas, repartidores o terceros.
Cuando un proceso pueda producir efectos relevantes para una persona o entidad, ONFY procurará establecer mecanismos razonables para que exista intervención humana, revisión, posibilidad de subsanación o intervención del cliente, según el caso y conforme a la configuración del servicio.
El cliente será responsable de determinar si, en su propio contexto de uso, una validación documental puede tener efectos jurídicos, laborales, comerciales, administrativos o equivalentes sobre una persona o tercero, y deberá establecer las medidas adicionales que resulten necesarias.
14. Errores y limitaciones
Aunque ONFY aplica medidas de calidad, trazabilidad, supervisión y mejora continua, los sistemas de inteligencia artificial pueden cometer errores o generar resultados incorrectos, incompletos, no concluyentes o inconsistentes.
Pueden producirse errores de lectura, clasificación, interpretación, extracción incompleta de datos, fallos por baja calidad de imagen, confusión entre documentos similares, omisiones, errores derivados de datos maestros incorrectos o imposibilidad de verificar documentos cuando no existan medios técnicos disponibles o la fuente de cotejo no esté accesible.
ONFY no garantiza detectar todas las falsificaciones, alteraciones, manipulaciones, caducidades, errores, omisiones o incoherencias documentales. Cuando existan dudas razonables, impacto relevante o documentos críticos, el cliente deberá aplicar revisión humana, solicitar subsanación o realizar comprobaciones adicionales por los medios que considere oportunos.
15. Seguridad, trazabilidad y registros
ONFY podrá registrar información técnica relacionada con el funcionamiento de sus sistemas de inteligencia artificial, incluyendo fecha y hora del procesamiento, tipo de documento analizado, resultado generado, motivo de aceptación, rechazo o revisión, versión del modelo utilizado, reglas aplicadas, nivel de confianza, usuario, cliente o expediente asociado, incidencias detectadas e intervención humana cuando proceda.
Estos registros se utilizarán para fines de seguridad, trazabilidad, auditoría, cumplimiento normativo, control de calidad, resolución de incidencias y mejora del servicio. Dichos registros no serán públicos y estarán sujetos a medidas de confidencialidad, seguridad y control de acceso.
16. Evaluación de riesgos y mejora continua
ONFY aplicará un enfoque basado en el riesgo en el diseño, implantación y evolución de sus funcionalidades de inteligencia artificial. Para ello, podrá realizar evaluaciones internas sobre finalidad del sistema, tipo de documentos tratados, categorías de datos, posibles impactos, nivel de automatización, necesidad de supervisión humana, proveedores utilizados, medidas de seguridad, transparencia, riesgos de error, sesgo, uso indebido o falta de explicabilidad.
ONFY revisará periódicamente sus sistemas, políticas y controles relacionados con inteligencia artificial para adaptarlos a cambios normativos, evolución tecnológica, nuevas funcionalidades, mejoras de seguridad, incidencias detectadas, recomendaciones de autoridades competentes, necesidades de clientes y buenas prácticas del sector.
17. Responsabilidades
ONFY será responsable de utilizar la inteligencia artificial conforme al servicio contratado, sus políticas internas, sus compromisos contractuales y la normativa aplicable, aplicando medidas razonables para promover un uso seguro, trazable, proporcional y supervisado.
El cliente será responsable de utilizar la plataforma de forma adecuada, configurar correctamente sus criterios documentales, revisar los resultados cuando proceda, informar a los interesados cuando sea necesario y adoptar las decisiones finales que correspondan en su relación con proveedores, empleados, autónomos, candidatos, conductores, transportistas, repartidores o terceros.
Los usuarios que envíen documentación deberán aportar información veraz, actualizada, completa y legítima. Las responsabilidades contractuales entre ONFY y sus clientes se regirán por el Contrato SaaS B2B / MSA, la Orden de Servicio, el Acuerdo de Encargo de Tratamiento y demás documentación contractual aplicable.
18. Vigencia y actualización
La presente Política de Uso de Inteligencia Artificial entra en vigor en la fecha indicada al inicio y permanecerá vigente hasta que sea sustituida por una nueva versión.
ONFY podrá modificar esta política para adaptarla a cambios legales, técnicos, operativos o comerciales. En caso de cambios relevantes, ONFY podrá comunicarlo a sus clientes por los medios habituales o mediante publicación en su página web.
19. Contacto
Para cualquier consulta relacionada con esta Política de Uso de Inteligencia Artificial, el uso de IA en ONFY o el tratamiento de datos personales asociado, puede contactar con ONFY a través de los siguientes medios:
| Entidad | ONDELIVERY 365, S.L. / ONFY |
| Sitio web | https://onfy.io |
| Correo electrónico | privacidad@onfy.io |
